Ab 1. Januar 2025 tritt die erste Stufe der E-Rechnungspflicht in Kraft. Dann müssen auch gemeinnützige Stiftungen und Vereine E-Rechnungen mindestens empfangen können. Unternehmen und Behörden sind nicht mehr verpflichtet, Rechnungen im Papierformat oder als PDF auszustellen.
Darüber hinaus kann es auch Stiftungen und Vereine geben, die künftig mit einer E-Rechnung abrechnen müssen, wenn sie gemäß § 2 (1) UStG Unternehmer sind und Lieferungen und sonstige Leistungen gegen Entgelt im Inland oder in der EU erbringen (§ 1 UStG). Stiftungen müssen daher handeln.
Ziel der mit dem Wachstumschancengesetz eingeführten E-Rechnung ist vor allem, Unternehmensprozesse zu digitalisieren und so Transaktionskosten zu senken. Geplant ist auch ein bundeseinheitliches elektronisches Meldesystem. Die neue E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 – mit Übergangsvorschriften – verpflichtend. Da es für gewisse Umsätze aber auch künftig Rechnungen in Papierformat oder als PDF geben wird, muss ab Jahresbeginn zwischen E-Rechnung und sonstigen Rechnungen unterschieden werden.
Pflicht zur Verwendung
Für bestimmte Sachverhalte wurde durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung eingeführt. Dies gilt auch für Stiftungen und Vereine, wenn
1. sie eine Lieferung/sonstige Leistung i. S. v. § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG ausführen,
2. der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist,
3. Leistungsempfänger ein anderer Unternehmer ist und dieser die Leistung für sein Unternehmen bezieht (B2B-Umsatz) und
4. der leistende Unternehmer (Stiftung/Verein) und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Steuer von dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausführenden Unternehmer oder gemäß § 13b UStG vom Leistungsempfänger geschuldet wird. Auch Stiftungen und Vereine, die als Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, gelten als Unternehmer und müssen verpflichtend die neuen Vorgaben zur E-Rechnung beachten. Die E-Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die Steuerbefreiungen § 4 Nr. 8 bis 29 UStG betreffen vielfach Leistungen (wie z. B. in den Bereichen der Kultur, Sport, Kindererziehung, Bildung), die überwiegend an Nichtunternehmer erbracht werden, so dass für diese keine E-Rechnungspflicht besteht. Weitere Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht ergeben sich für Einnahmen im nichtunternehmerischen Bereich (wie z. B. Spenden, Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse) und für Kleinbetragsrechnungen von bis 250,00 Euro brutto. Anders sieht es bei z. B. Sponsoringleistungen aus, wenn eine gemeinnützige Organisation einem Unternehmen hierfür eine Rechnung stellt.
Die Finanzverwaltung hat zur E-Rechnung das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 „Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“ veröffentlicht.
In dieser ETL-Sonderdepesche der RKH GmbH & Co. KG Steuerberatungsgesellschaft erfahren Sie im Detail, was Sie zur E-Rechnungspflicht wissen müssen und wie Sie sich darauf vorbereiten.
(Quelle: Harald Kieselhorst, Vorstand, Stiftungshaus Bremen e.V.)
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglichen eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). In Abgrenzung zu einer sonstigen Rechnung (zum Beispiel in Papierform oder als PDF-Datei) kennzeichnet die E-Rechnung ihr strukturiertes elektronisches Format. Das sind vor allem Rechnungen nach dem Standard XRechnung und solche nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Bei einer E-Rechnung handelt es sich damit um einen XML-Datensatz, so dass die mit ihr übermittelten Rechnungsdaten für den Menschen nicht lesbar sind. Dafür ist eine Konvertierung durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen erforderlich. Eine zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (zum Beispiel einer PDF-Datei) ist nicht verpflichtend vorgesehen.
Übergangsfristen
Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung der E-Rechnung wird von einer Übergangsfrist flankiert:
● Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller die Rechnung weiterhin nach den bisherigen Verfahren (zum Beispiel in Papierform oder als PDF-Datei) erstellen.
● Der Gesetzgeber gewährt Rechnungsausstellern mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro (§ 19 Abs. 3 UStG) ein weiteres Übergangsjahr: Diese dürfen die Rechnung noch bis Ende 2027 als Papierrechnung oder als PDF-Datei übermitteln.
● Ab 2028 wird die E-Rechnung dann für alle inländischen Unternehmen im Bereich der sogenannten B2B-Umsätze verpflichtend.
Beim Empfang von E-Rechnungen gelten diese Übergangsregelungen nicht: Zwar können inländische Rechnungsaussteller bei sogenannten B2B-Umsätzen innerhalb der Übergangsphase über die Verwendung einer E-Rechnung entscheiden. Es müssen aber alle Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Dabei reicht es grundsätzlich aus, wenn dem Rechnungsaussteller ein E-Mail-Postfach angegeben wird. Gleichzeitig muss die maschinelle Auswertbarkeit der E-Rechnung über eine Software sichergestellt werden, da Prüfung und Zahlung der E-Rechnung aufgrund des nicht für das menschliche Auge lesbaren XML-Datensatzes unmöglich sind.
(Quelle: Deutsches Stiftungszentrum)
Mehr erfahren: die verschiedenen Rechnungsformate
